Van offerte tot oplevering in één app: in 24 uur een werkend klantportaal voor Alument

“Wanneer komen jullie nou?”

Als je bij een maakbedrijf werkt, ken je dat telefoontje. De klant heeft getekend, de productie loopt, maar tussen die twee momenten zit voor de klant vooral één ding: stilte. Dus belt hij. En mailt hij. En belt hij nog een keer.

Bij Alument, een aluminium kozijnenfabrikant uit Oirschot, werken ze hard aan meer rust en voorspelbaarheid in hun proces. Samen met Sjack van den Hout (HBM Waardecreatie) lopen we daar al langer mee in het traject. De vraag die op tafel kwam: kun je de klant nou niet gewoon laten zíen waar zijn project staat?

Wij dachten: dat kunnen we laten zien. Letterlijk. Dus bouwden we in 24 uur een volledig werkend systeem en presenteerden het een dag later.

Wat de klant ziet

De familie Jansen (fictief, de kozijnen niet) opent een app op hun telefoon. Geen inlogcodes, geen gedoe. Ze zien precies waar hun project staat: offerte, inmeten, productie in de fabriek in Oirschot, montage, oplevering, service. Zeven fases, één tijdlijn. Tik op een bolletje en je ziet wat er komt en wanneer.

De offerte tekenen ze digitaal, op de bank, met hun duim. Verschuift de montagedatum door een latere glaslevering? Dan krijgen ze een pushmelding mét uitleg, voordat ze zelf hoeven te bellen. En hebben ze een vraag om negen uur ‘s avonds, dan geeft de app direct antwoord. Een medewerker leest altijd mee.

Wat het team ziet

Aan de andere kant zit het team van Alument met een cockpit. Daar werkt Ali. Ali is geen collega van vlees en bloed: Ali staat voor Alu AI, de digitale collega die het werk klaarzet.

Komt er een signaal binnen dat de glasleverancier twee dagen later levert? Dan zoekt Ali uit welke projecten dat raakt, schrijft de berichten aan de klanten alvast, en legt ze klaar. De medewerker leest, past aan waar nodig, en drukt op versturen. Eén signaal, drie projecten beoordeeld, twee klanten geïnformeerd. In één klik.

En het derde project? Daar had de planning genoeg buffer. Ali stuurde bewust géén bericht. Want een goede assistent weet ook wanneer hij moet zwijgen.

Dat is voor ons de kern van AI op de werkvloer: de assistent bereidt voor, de mens beslist. Altijd.

Waarom dit werkt

Dit is geen losse gadget naast het bestaande proces. Het is een verlengstuk ervan. De waarde zit niet in de techniek, maar in wat er verdwijnt en verschijnt:

• Minder telefoontjes en losse mailtjes
• Klanten die weten waar ze aan toe zijn, ook als het tegenzit
• Eén dossier van verkoop tot service, in plaats van losse lijstjes per afdeling
• Pieken in de planning die je zíet aankomen in plaats van erin loopt
• Een fundament om verder op te bouwen, gekoppeld aan de systemen die er al staan

Slecht nieuws goed brengen is misschien wel het sterkste onderdeel. De montagedatum verschuift? De klant hoort het van jou, met uitleg en een nieuwe datum, voordat hij erom moet vragen. Dat is geen app-functie. Dat is vakmanschap in communicatie.

In 24 uur?

Ja, in 24 uur. Niet omdat het simpel is, maar omdat we niet beginnen bij de techniek. We beginnen bij het proces: hoe loopt een order bij Alument écht, van calculatie tot nazorg? Dat hadden we samen met HBM al scherp. De rest is bouwen met de juiste gereedschapskist en heel vaak testen.

Het resultaat draait live, op een echte telefoon, met een echte cockpit ernaast. Geen klikbare plaatjes. Een werkend systeem dat laat voelen wat er kan zodra je het koppelt aan de software die er al staat.

Herken je dit?

Lopen jouw klantvragen ook via telefoontjes en losse Excels? Weet jouw planning pas dat het piek wordt als het piek ís? Kom eens praten. Eerste kop koffie kost alleen je tijd.